ماهو تعريف كشف تذاكر السفر الصادرة:

كشف تذاكر السفر الصادرة هو مستند يُستخدم لتتبع جميع تذاكر السفر التي تم إصدارها للموظفين. ويُستخدم هذا المستند عادةً من قبل قسم الموارد البشرية لضمان دقة النفقات المتعلقة بالسفر.

المكونات:

يتكون كشف تذاكر السفر الصادرة عادةً من المعلومات التالية:

• اسم الموظف: وهو اسم الموظف الذي تم إصدار التذكرة له.
• رقم التذكرة: وهو رقم التذكرة التي تم إصدارها.
• تاريخ الرحلة: وهو تاريخ الرحلة التي تم إصدار التذكرة لها.
• وجهة الرحلة: وهي الوجهة التي ستذهب إليها الرحلة.
• المبلغ المدفوع: وهو المبلغ الذي تم دفعه مقابل التذكرة.

يُمكن إعداد كشف تذاكر السفر الصادرة يدويًا أو باستخدام برنامج كمبيوتر. وفي حالة إعداده يدويًا، يجب على قسم الموارد البشرية تسجيل جميع تذاكر السفر الصادرة في كشف تذاكر السفر الصادرة. وفي حالة إعداده باستخدام برنامج كمبيوتر، يمكن للبرنامج تسجيل جميع تذاكر السفر الصادرة تلقائيًا من نظام إدارة الموارد البشرية.

ماهي أغراض الاستخدام:

يُستخدم كشف تذاكر السفر الصادرة في مجموعة متنوعة من الأغراض، مثل:

• ضمان دقة النفقات المتعلقة بالسفر: يساعد كشف تذاكر السفر الصادرة قسم الموارد البشرية على ضمان دقة النفقات المتعلقة بالسفر وتحديد أي مجالات يمكن تحسينها.
• إعداد التقارير المالية: يساعد كشف تذاكر السفر الصادرة قسم الموارد البشرية على إعداد التقارير المالية، مثل القوائم المالية والميزانية.
• مراقبة الأداء: يساعد كشف تذاكر السفر الصادرة الإدارة على مراقبة الأداء وتحديد أي مجالات يمكن تحسينها.

بعض النصائح لإعداد كشف تذاكر السفر الصادرة:

• استخدم نموذجًا واضحًا ومبسطًا. يجب أن يكون كشف تذاكر السفر الصادرة سهل القراءة والفهم لكل من قسم الموارد البشرية والموظفين.
• احرص على دقة المعلومات. يجب أن تكون جميع المعلومات الواردة في كشف تذاكر السفر الصادرة دقيقة ومحدثة.
• قم بتحديث كشف تذاكر السفر الصادرة بانتظام. يجب على قسم الموارد البشرية تحديث كشف تذاكر السفر الصادرة بانتظام لضمان دقته.
• يمكن أن يكون كشف تذاكر السفر الصادرة أداة قيمة لقسم الموارد البشرية والإدارة لضمان دقة النفقات المتعلقة بالسفر وتحسين الأداء.

ما العلاقة بين كشف تذاكر السفر الصادرة وكشف تذاكر السفر المرتجعة

• كشف تذاكر السفر الصادرة وكشف تذاكر السفر المرتجعة وثيقتان تكملان بعضهما البعض.
• حيث يوفر كشف تذاكر السفر الصادرة معلومات حول جميع تذاكر السفر التي تم إصدارها للموظفين، بينما يوفر كشف تذاكر السفر المرتجعة معلومات حول جميع تذاكر السفر التي تم إرجاعها من قبل الموظفين.
• يمكن استخدام كشف تذاكر السفر الصادرة وكشف تذاكر السفر المرتجعة معًا لضمان دقة النفقات المتعلقة بالسفر. فمثلًا، يمكن لقسم الموارد البشرية استخدام كشف تذاكر السفر الصادرة لتحديد إجمالي النفقات المتعلقة بالسفر، ثم استخدام كشف تذاكر السفر المرتجعة لتحديد إجمالي المبالغ المستردة من الموظفين.
• يمكن أيضًا استخدام كشف تذاكر السفر الصادرة وكشف تذاكر السفر المرتجعة لتحليل اتجاهات السفر للموظفين. فعلى سبيل المثال، يمكن لقسم الموارد البشرية استخدام هذه المستندات لتحديد أي الوجهات التي يسافر إليها الموظفين بشكل متكرر، أو أي الأشهر التي يكون فيها السفر أكثر شيوعًا.